Atti stato civile: comunicazione decessi da parte dei Comuni

SCHEDA

Una nuova procedura prevede l’invio per posta elettronica certificata (PEC) da parte degli uffici comunali al sistema informativo del casellario (SIC) delle comunicazioni sui soggetti deceduti.

La procedura è stata testata dal Comune di Milano, grazie ad un protocollo d'intesa siglato nell'aprile 2012.
Il decreto dirigenziale 19 marzo 2014 contiene le regole procedurali di carattere tecnico operativo per la trasmissione telematica al Sistema Informativo del Casellario delle informazioni concernenti l’avvenuta morte della persona da parte dei comuni.
L'avvio della procedura su scala nazionale avverrà in maniera graduale, secondo il calendario stabilito all'art. 3 del decreto dirigenziale.

Le indicazioni per l’attivazione della procedura:

• ogni comune compila e invia all'indirizzo PEC dell'ufficio del casellario centrale prot.dag@giustiziacert.it il modulo di attivazione. Nel modulo sono indicati i dati del referente/i del servizio e l’indirizzo PEC che sarà utilizzato
• l'ufficio del casellario centrale provvede alla registrazione su SIC dei dati del modulo. La conferma dell'avvenuta registrazione è inviata dal sistema all'indirizzo PEC del referente o referenti designati dal comune

Una volta attivato, il comune invia un file in formato XML contenente i dati relativi ai soggetti deceduti all’indirizzo PEC comunicazionedeceduti@casellariocentrale.giustiziacert.it. Il file XML è firmato digitalmente dal referente del servizio;

Il file XML deve contenere per ciascun soggetto:

• dati anagrafici
• codice fiscale (opzionale per i nati all’estero)
• paternità (opzionale)
• data e luogo del decesso
• comune che ha registrato l'atto di morte e numero del registro degli atti di morte

Una volta ricevuto il file, il SIC provvede, al termine dell'elaborazione dei dati ricevuti, ad inviare alla PEC del comune la conferma dell’avvenuta elaborazione, riportando il dato numerico dei soggetti elaborati.

I dettagli tecnici sulla struttura del file XML sono riportati nell'allegato tecnico al decreto.

L'ufficio del casellario centrale mette a disposizione un apposito ambiente sul quale i comuni possono effettuare dei test al fine di verificare la struttura del file XML e il riconoscimento della firma digitale apposta. Per l'utilizzo dell'ambiente di test è necessario inviare una mail all'indirizzo PEC deceduti.casellariocentrale.dag@giustiziacert.it

Per la creazione del file XML è possibile utilizzare l’applicazione qui disponibile e che consente di caricare i dati secondo gli standard predefiniti.

Servizio help desk - Casellario centrale
tel. 06 97996200
da lunedì a venerdì dalle 8 alle 18
sabato dalle 8 alle 14

FAQ

• Perchè i comuni devono trasmettere le informazioni concernenti l’avvenuta morte della persona all'ufficio del casellario centrale?

Per consentire l'eliminazione dalla banca dati del casellario delle iscrizioni a nome del soggetto deceduto.
L'articolo 5 del d.p.r. 14 novembre 2002, n. 313 dispone infatti che le iscrizioni nel casellario giudiziale sono oggetto di eliminazione per morte della persona alla quale si riferiscono.
L’articolo 20, comma 3 del t.u. dispone che sia il comune competente a comunicare senza ritardo all'ufficio del casellario centrale l’avvenuta morte della persona.

• Come avveniva la trasmissione delle informazioni relative ai deceduti prima della procedura informatizzata?

Con modalità cartacea. I comuni trasmettevano i dati relativi alle persone decedute agli uffici del casellario giudiziale nel cui ambito territoriale le persone erano nate.

• Quali sono ora le modalità per la trasmissione delle informazioni relative ai deceduti?

Le modalità tecnico-operative sono le seguenti:

1. la trasmissione per via telematica avviene mediante l'utilizzo della PEC;
2. l'attivazione della trasmissione è subordinata alla registrazione dei dati identificativi del comune e dei referenti designati sul Sistema Informativo del Casellario;
3. i comuni, a seguito dell'attivazione, trasmettono via PEC un file in formato XML contenente i dati relativi alle persone decedute, firmato digitalmente da un referente ;
4. il SIC attraverso la procedura (denominata “comunicazione deceduti”) elabora i dati ricevuti via PEC e provvede ad eliminare dalle banche dati del casellario giudiziale del SIC le iscrizioni eventualmente presenti a carico dei soggetti deceduti.

• Qual'è il comune competente a trasmettere le informazioni?

Il comune è competente per le persone decedute nel rispettivo ambito territoriale. Se la persona risulta deceduta all'estero il comune competente è quello individuato ai sensi dell'art. 17 del D.P.R. 3.11.2000 n. 396. Se la persona risulta deceduta invece in viaggio marittimo o aereo o per ferrovia si applicano le disposizioni degli articoli 79 e 80 del medesimo D.P.R.

• In che modo il comune deve attivare la procedura?

Il comune deve nominare uno o più referenti e il responsabile del trattamento dei dati, che può coincidere con uno di essi. Il referente deve essere in possesso della firma digitale.
Per l'attivazione della procedura il comune trasmette all'indirizzo PEC dell'ufficio del casellario centrale prot.dag@giustiziacert.it, il modulo nel quale si devono riportare i seguenti dati:

1. parametri identificativi del comune (sede);
2. dati anagrafici del referente o dei referenti che sono stati autorizzati a trasmettere i dati;
3. indirizzo di PEC che verrà utilizzato dal referente per la trasmissione dei dati relativi ai soggetti deceduti. L'indirizzo PEC deve appartenere al dominio del comune.

• Quale PEC deve utilizzare il comune per trasmettere il modulo di attivazione?

L'ufficio del casellario centrale prende in considerazione solo le richieste trasmesse dall'indirizzo di PEC pubblicato sull'ipa (Indice delle Pubbliche Amministrazioni).

• Come viene attivato il comune da parte dell'ufficio del casellario centrale?

L'ufficio del casellario centrale per ciascuna richiesta provvede a registrare sul sistema i dati trasmessi con il modulo di attivazione. Una conferma dell'avvenuta registrazione è trasmessa automaticamente dal sistema all'indirizzo di PEC del referente o dei referenti designati dal comune, che da quel momento è autorizzato a trasmettere i dati.

• Quali sono le tempistiche per attivare la trasmissione?

Al fine di razionalizzare le attività dell'ufficio del casellario centrale, le operazioni di registrazione del comune e di attivazione del servizio procederanno secondo la seguente tempistica:

• i comuni capoluogo di regione e di provincia saranno attivati entro due mesi dalla data di entrata in vigore del decreto;
• i comuni delle regioni del nord saranno attivati entro quattro mesi;
• i comuni delle regioni del centro saranno attivati entro sei mesi;
• i comuni delle regioni del sud, sicilia e sardegna saranno attivati entro otto mesi.

• Come devono essere trasmessi i dati relativi alle persone decedute?

Il referente del comune trasmette, dall'indirizzo di PEC comunicato, un file contenente i dati relativi alle persone decedute. il file deve essere inviato in formato xml e, una volta firmato digitalmente (in formato cades) dal referente, deve assumere l'estensione (.p7m).
Il file XML deve contenere in particolare i seguenti dati:

1. sede del comune;
2. cognome e nome del referente;
3. numero e data della trasmissione;
4. inoltre, per ciascun soggetto deceduto devono essere indicati:

• numero progressivo;
• i dati anagrafici del soggetto deceduto;
• il codice fiscale (opzionale per i nati all’estero);
• la paternità (opzionale);
• la data e il luogo del decesso;
• il comune che ha registrato l'atto di morte e il numero del registro degli atti di morte;
• data e numero di protocollo (opzionali).
• A quale indirizzo di PEC devono essere trasmesse le informazioni?

Il file XML firmato digitalmente deve essere inviato al seguente indirizzo di PEC: comunicazionedeceduti@casellariocentrale.giustiziacert.it.

• Dove posso reperire la struttura del file xml?

Il file xml denominato “chiamataPECacquisizionedecessi” deve essere strutturato secondo lo standard indicato nell'allegato tecnico al decreto - paragrafo c) Diagramma xsd - dati comunicazione deceduti.

• Con quale periodicità devono essere trasmessi i dati?

La trasmissione deve essere effettuata una volta al mese, fatta salva la possibilità di un invio settimanale per i comuni nel cui ambito territoriale si verificano più di 50 decessi a settimana.

• Cosa riceve il comune dopo aver trasmesso i dati via PEC?

Al termine dell'elaborazione dei dati ricevuti, se i controlli previsti hanno dato esito positivo il SIC trasmette al comune tramite PEC una conferma dell’avvenuta elaborazione e il totale dei soggetti elaborati. Se i controlli hanno dato esito negativo trasmette al comune tramite PEC un file xml (“rispostaPECacquisizionedecessi”) contenente, con riferimento a ciascun soggetto, l'errore riscontrato.  Nell’allegato tecnico è riportato il dettaglio degli errori riscontrabili sul file trasmesso. Il comune provvede alla correzione degli errori e trasmette di nuovo i dati dei soggetti interessati. Se l'errore riguarda il codice catastale, l'ufficio del casellario centrale provvede all’eventuale inserimento del comune mancante nella banca dati del sistema e all'eliminazione del soggetto deceduto (se presente nel SIC).

• E' possibile utilizzare un ambiente di test?

L'ufficio del casellario centrale mette a disposizione un apposito ambiente sul quale i comuni possono effettuare dei test al fine di verificare la struttura del file xml e il riconoscimento della firma digitale apposta. Per l'utilizzo dell'ambiente di test è necessario inviare una mail all'indirizzo PEC deceduti.casellariocentrale.dag@giustiziacert.it

• Esiste un software per la registrazione dei dati delle persone decedute e per la predisposizione del file xml, utilizzabile dai comuni che non hanno procedure informatiche interne di estrazione dei dati dai propri sistemi?

Si. Viene messa a disposizione un'applicazione che consente di registrare, per ciascun soggetto deceduto, i dati necessari e di esportare un file xml strutturato secondo gli standard fissati. L'applicazione è installabile localmente sulle postazioni della pa.

• Dove posso richiedere informazioni ed eventuale assistenza?

E' possibile rivolgersi all’help desk del Casellario: 06 97996200, disponibile dal lunedì al venerdì dalle 8 alle 17.30 ed il sabato dalle 8.30 alle 13.

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